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# Modèles de signature

Si votre équipe envoie sans cesse le même contrat — un NDA, un bon de commande, un MSA — construisez-le une fois sous forme de **modèle de signature**. Un modèle, c'est *une enveloppe réutilisable avec des rôles au lieu de personnes* : il porte le document, les champs de signature, les variables et les réglages ; à chaque utilisation, il vous suffit d'associer les rôles à de vraies personnes.

![La fenêtre Modèles de signature : la recherche, le bouton Nouveau modèle, et chaque modèle avec sa ligne d'information et son badge Publié](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/5/5/4/8/554891f22af0b400/signature-templates-list-fr_twg3r3.png)

> ⚠️ Nécessite le module **Katalyz Signature**. Voir [Katalyz Signature](https://katalyz.crisp.help/fr/article/katalyz-signature-z26zu9/).

## Des rôles, pas des personnes

Une enveloppe nomme des personnes — *Jade Vandelook, jade@diffly.co*. Un modèle nomme des **rôles** — *Customer signatory*, *Legal approver*, *Deal owner* — et chaque champ que vous placez appartient à un rôle. Quand quelqu'un utilise le modèle, il affecte une personne à chaque rôle et les champs suivent.

Trois types de rôle, en miroir des trois listes de destinataires d'une enveloppe :

| Section de la barre latérale | Bouton | Ce que la personne fera |
|---|---|---|
| **Rôles signataires** | **+ Ajouter un rôle signataire** | Placer des champs et signer |
| **Rôles approbateurs** | **+ Ajouter un rôle approbateur** | Valider sans signer |
| **Rôles suiveurs** | — | Recevoir la copie signée |

## La bibliothèque de modèles

Sur la page **Signatures**, cliquez sur **Modèles**. La fenêtre **Modèles de signature** s'ouvre — « Des enveloppes réutilisables avec des rôles à la place de personnes — renseignés à chaque utilisation. »

Elle propose un champ **Rechercher des modèles**, un bouton **+ Nouveau modèle**, et la liste de vos modèles. Chaque ligne porte :

- son nom et sa description (**Aucune description** si vous n'en avez pas mis) ;
- une ligne de méta-données — par ex. *1 rôle signataire · 1 doc · PDF · utilisé 0×* ;
- un badge **Publié** ou **Brouillon**.

Le pied de page le rappelle : « Les modèles publiés sont proposés lorsque vous créez une nouvelle enveloppe. » **Ok** referme la fenêtre.

Cliquer sur une ligne ouvre l'éditeur du modèle.

## Créer un modèle

**+ Nouveau modèle** ouvre l'éditeur, sous-titré « Une enveloppe réutilisable avec des rôles à la place de personnes. Renseignez les rôles avec de vrais signataires au moment de l'utiliser. » La pastille **Brouillon** en haut à droite ne deviendra **Publié** qu'à la publication.

### Choisissez d'abord le parcours documentaire

L'éditeur demande **À partir de quoi construisez-vous ce modèle ?** — « Les PDF conservent leur mise en page. Les fichiers Word fusionnent les variables dans le texte. »

| Carte | Fichier | Ce que dit la carte | Étapes annoncées |
|---|---|---|---|
| **PDF à mise en page fixe** | .pdf | « La page ne se reformate jamais. Les champs sont des zones dessus. » | 1. Importer 2. Placer les champs |
| **Rédiger dans Word** | .docx | « Collez les codes dans votre propre fichier. Jamais réécrit. » | 1. Déclarer les codes 2. Coller dans Word 3. Importer |

Ce choix détermine les onglets, et l'import n'acceptera ensuite que ce type de fichier. Le choix entre les deux est expliqué dans [Champs PDF vs codes Word](https://katalyz.crisp.help/fr/article/champs-pdf-vs-codes-word-1bfb2v7/).

### Les onglets changent selon le parcours

| Parcours | Onglet 1 | Onglet 2 | Onglet 3 |
|---|---|---|---|
| **PDF** | **Document** | **Champs et rôles** | **Paramètres** |
| **Word** | **Variables et rôles** | **Importer le document** | **Paramètres** |

Les onglets se déverrouillent dans l'ordre ; **Suivant** fait avancer, **Enregistrer et fermer** conserve un brouillon à tout moment. Le pied de page indique en permanence ce qu'il reste à faire — par ex. *« 2 éléments à corriger avant de publier — Ajoutez au moins un document avant de publier. »* — et bascule sur **✓ Prêt à être publié** quand la liste est vide.

![Éditeur de modèle, voie PDF — onglet « Champs et rôles » avec les rôles en haut et un champ de signature posé sur la page](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/5/5/4/8/554891f22af0b400/signature-template-fields-role_1996gck.png)

### Parcours PDF — Document, puis Champs et rôles

1. **Document** — la zone **Importer le PDF** (« Mise en page fixe — les champs sont placés sur la page »). La note au-dessus précise : « .pdf  Mise en page fixe — déposez les champs sur la page ; les variables ne rentrent que dans des zones superposées. » Une fois le fichier là, sa ligne affiche son poids, son nombre de pages et son nombre de champs.
2. **Champs et rôles** — le même éditeur qu'une enveloppe, en mode rôles. La barre latérale aligne l'interrupteur **Signature séquentielle**, puis **Rôles signataires**, **Rôles approbateurs** et **Rôles suiveurs**, chacun avec son compteur et son bouton d'ajout. Sous **Type de champ**, six vignettes à faire glisser sur la page : **Signature**, **Initiales**, **Date**, **Texte**, **Case à cocher** et **Annotation**. Elles restent grisées tant qu'un rôle n'est pas sélectionné — « Sélectionnez un signataire pour placer des champs. »

> **Six types ici, cinq dans une enveloppe.** **Annotation** n'existe que dans l'éditeur de modèle : c'est un texte fixe que vous saisissez vous-même, il n'appartient à personne et n'a donc pas besoin d'un signataire sélectionné.

### Parcours Word — Variables et rôles, puis Importer le document

L'onglet **Variables et rôles** s'ouvre sur la marche à suivre, en trois temps :

> Déclarez les rôles et variables dont ce document a besoin
> 1. Déclarez chaque rôle et variable ci-dessous.
> 2. Copiez son code et saisissez-le dans le document, dans Word.
> 3. Importez le fichier modifié à l'étape suivante — cette liste se revérifie automatiquement.

Deux sections s'y empilent :

- **Ancrages signataires**, avec un bouton **+ Rôle**. Tant qu'il est vide : « Aucun rôle signataire pour le moment. Ajoutez-en un pour obtenir ses codes d'ancrage. »
- **Variables**, avec un bouton **+ Ajouter**. Tant qu'elle est vide : « Aucune variable déclarée. Ajoutez celles dont ce document a besoin — ce sont celles qui seront demandées à l'expéditeur lors de l'utilisation du modèle. »

L'onglet **Importer le document** attend ensuite votre fichier dans la zone **Importer le fichier Word** (« Redistribuable — les variables s'insèrent dans le texte »). Si rien n'a encore été déclaré, il vous renvoie en arrière : « Rien n'est déclaré pour le moment — Retournez à Variables et rôles et ajoutez ce dont ce document a besoin — les codes doivent être dans le fichier avant de l'importer. »

La checklist complète de rédaction et l'aller-retour sont détaillés dans [Champs PDF vs codes Word](https://katalyz.crisp.help/fr/article/champs-pdf-vs-codes-word-1bfb2v7/).

## Ajouter un rôle

**+ Rôle** (ou **+ Ajouter un rôle signataire** sur le parcours PDF) ouvre la fenêtre **Ajouter un rôle signataire** :

- **Nom du rôle** (obligatoire) — placeholder *ex. Acheteur, Vendeur*. Quatre puces le remplissent en un clic : **Signataire client**, **Signataire Katalyz**, **Signataire contrepartie**, **Chargé de compte**.
- **Pré-remplir depuis** — qui Katalyz suggérera pour ce rôle au moment d'utiliser le modèle :

  | Option | Qui est suggéré |
  |---|---|
  | **Demander à chaque fois** *(par défaut)* | Personne — l'expéditeur choisit |
  | **La personne qui l'envoie** | Celle qui crée l'enveloppe |
  | **Propriétaire de l'opportunité (CRM)** | Le propriétaire de la transaction CRM liée |
  | **Propriétaire de l'espace** | Le propriétaire de l'Espace lié |

  L'aide sous le champ le précise : « Une suggestion seulement — la personne qui utilise le modèle peut toujours la modifier. »
- **Consigne (facultatif)** — une indication pour la personne qui remplira le modèle, placeholder *ex. Doit être un signataire autorisé*.
- **Obligatoire pour utiliser ce modèle** — coché par défaut. « Les rôles facultatifs peuvent rester vides — leurs champs sont alors retirés de l'enveloppe. »

**Annuler** à gauche, **Ajouter un rôle** à droite.

## Variables

Les variables sont les codes de fusion auxquels le document peut faire référence. Chacune a une **source** qui indique à Katalyz d'où vient la valeur au moment de l'envoi :

| Source | Exemples | Renseignée |
|---|---|---|
| **CRM · Account** | `{{account.name}}`, `{{account.legal_name}}`, `{{account.address}}`, `{{account.vat_number}}` | Automatiquement, depuis le compte lié |
| **CRM · Deal** | `{{deal.name}}`, `{{deal.value}}`, `{{deal.close_date}}`, `{{deal.owner}}` | Automatiquement, depuis le deal lié |
| **Espace** | `{{room.name}}`, `{{room.url}}` | Automatiquement, depuis l'Espace lié |
| **Votre organisation** | `{{org.legal_entity}}`, `{{org.address}}` | Automatiquement, depuis votre espace de travail |
| **Rôle** | `{{signer.name}}`, `{{signer.email}}`, `{{signer.title}}` | Automatiquement, depuis la personne affectée au rôle |
| **Système** | `{{today}}` | Automatiquement |
| **Champ personnalisé** | N'importe quel champ personnalisé de l'organisation, par ex. `{{contractLength}}` | **Saisie par l'expéditeur** lors de l'utilisation du modèle |

Les variables natives (toutes les sources sauf **Champ personnalisé**) sont toujours disponibles — rien à déclarer. Les champs personnalisés proviennent du catalogue de champs personnalisés de votre organisation et s'ajoutent à un modèle depuis la section **Variables** de l'onglet **Variables et rôles** (parcours Word) ou depuis la liste des variables. Ce sont les seules variables que l'expéditeur doit saisir.

## Réglages et publication

L'onglet **Paramètres** tient en deux encadrés, suivis d'un récapitulatif.

**Détails du modèle**
- **Nom** (obligatoire)
- **Description** — placeholder *À quoi sert ce modèle et quand l'utiliser*
- **Message par défaut aux destinataires** — il accepte les variables, comme le montre son placeholder : *Bonjour {{signer.name}}, merci de consulter et signer…*

**Délais**
- **Délai (jours après l'envoi)** — vide, il affiche *Aucun délai*. L'aide explique pourquoi c'est un nombre de jours et non une date : « Les modèles enregistrent un délai relatif (1 à 365 jours) — la date absolue est calculée à la création de l'enveloppe. »
- **Rappels automatiques** — « Reporté dans chaque enveloppe créée à partir de ce modèle. »

En bas, cinq compteurs résument le modèle : **Document**, **Rôle signataire**, **Champs**, **Variable**, **Utilisation**.

Le pied de page indique soit ce qu'il reste à corriger, soit **✓ Prêt à être publié**. **Enregistrer et fermer** conserve le brouillon ; sur un modèle déjà publié, le bouton de droite devient **Dépublier**.

Il n'existe que deux statuts — **Brouillon** et **Publié** — et les enveloppes déjà créées à partir d'un modèle ne sont jamais affectées par des modifications, une dépublication ou une suppression ultérieures.

## Utiliser un modèle

1. Sur la page **Signatures**, cliquez sur **+ Nouvelle enveloppe**. La fenêtre **Nouvelle enveloppe de signature** propose d'abord **Partir de zéro** — « Une enveloppe vide — ajoutez vos propres documents, signataires et champs. » — puis, sous **Ou partir d'un modèle**, vos modèles publiés avec leur compteur (*5 publié(s)*). Chaque carte rappelle sa composition : *1 rôle · 0 variables · PDF*.
2. Choisissez un modèle. Vous passez alors à l'étape de mise en correspondance : chaque rôle est associé à une vraie personne, et les variables que le lien CRM n'a pas pu résoudre vous sont demandées.

3. Les rôles marqués **Obligatoire pour utiliser ce modèle** doivent recevoir une personne ; les rôles facultatifs peuvent rester vides, et leurs champs sont alors retirés de l'enveloppe.
4. L'enveloppe est créée en **Brouillon** et s'ouvre dans l'éditeur habituel, ce qui vous laisse ajuster les champs, les destinataires et les réglages avant **Envoyer pour signature**.

Le rattachement de l'enveloppe à un Espace, une transaction ou une entreprise se fait sur l'onglet **Associer** de l'éditeur, décrit dans [Ajouter un bloc de signature à un Espace](https://katalyz.crisp.help/fr/article/ajouter-un-bloc-de-signature-a-un-espace-188gvbq/).

## Articles associés
- [Champs PDF vs codes Word](https://katalyz.crisp.help/fr/article/champs-pdf-vs-codes-word-1bfb2v7/)
- [Ajouter un bloc de signature à un Espace](https://katalyz.crisp.help/fr/article/ajouter-un-bloc-de-signature-a-un-espace-188gvbq/)
- [Suivre le statut d'une signature](https://katalyz.crisp.help/fr/article/suivre-le-statut-dune-signature-93blac/)
- [Katalyz Signature](https://katalyz.crisp.help/fr/article/katalyz-signature-z26zu9/)