HubSpot — synchroniser les Espaces avec les deals, entreprises et contacts

Une fois HubSpot connecté, un Espace Katalyz peut être relié à un deal, une entreprise ou un contact dans HubSpot — en synchronisant les champs, les événements de timeline et les tâches dans les deux sens.

Relier un Espace à un objet HubSpot

Le lien se règle dans le panneau Données de l'Espace — l'icône en forme de calques dans la barre latérale gauche de l'éditeur, à ne pas confondre avec le panneau Paramètres qui ne contient que le titre, le propriétaire, la langue et le niveau d'accès.

Le panneau propose deux champs de rattachement, en haut, avant vos propres champs :

• Entreprise — la company HubSpot. Utile pour les Espaces au niveau du compte, qui dépassent le cadre d'un seul deal.
• Transaction — le deal HubSpot. Le cas le plus courant.

Les deux sont des listes déroulantes qui affichent le logo HubSpot à gauche de la valeur, pour montrer que la valeur vient du CRM et non de Katalyz. La valeur choisie apparaît sous forme de pastille avec une × : c'est ainsi qu'on détache un Espace de sa fiche. Un même Espace peut porter les deux à la fois — par ex. un deal et son entreprise parente — puisque ce sont deux champs distincts.

Ces deux rattachements se retrouvent en colonnes dans la liste des Espaces : Entreprise et Transaction.

Et les contacts ?

Il n'y a pas de champ Contact : un Espace ne se rattache pas à une fiche contact comme il se rattache à un deal ou à une entreprise. Le lien avec vos contacts HubSpot se fait autrement — en les invitant comme participants de l'Espace. C'est l'invitation qui crée la relation, participant par participant, et non un champ de rattachement.

Deux façons d'établir le lien :

• À l'initiative du CRM — quand un Espace est créé depuis HubSpot (via la carte CRM Katalyz posée sur une fiche), le nouvel Espace est automatiquement associé à l'objet CRM d'origine.
• À l'initiative de Katalyz — quand un Espace est créé depuis Katalyz, vous le reliez vous-même depuis le panneau Données.

Où le lien est stocké

Le lien est conservé côté Katalyz. Katalyz enregistre l'identifiant de la fiche HubSpot sur l'Espace — l'id du deal, de l'entreprise ou du contact, selon ce à quoi l'Espace est relié. Ce n'est pas une association HubSpot : vous ne la trouverez donc pas dans le panneau des associations de la fiche, et modifier les associations dans HubSpot ne change pas quel Espace pointe vers quelle fiche.

Une conséquence à connaître : dupliquer un Espace relie la copie à la même fiche CRM que l'original. Si la copie concerne un autre deal, reliez-la depuis les paramètres de l'Espace.

Ce qui se synchronise

Les champs

Les propriétés Katalyz associées à des propriétés HubSpot restent synchronisées. À configurer dans Paramètres → Données → Hubspot, encadré Champs synchronisés, où chaque ligne associe un champ Katalyz à une propriété HubSpot ; + Ajouter une nouvelle cartographie crée une nouvelle paire. Voir Mappage et synchronisation des champs CRM.

Deux de ces champs sont écrits par l'IA Katalyz, pas par une personne :

Les deux sont produits par l'assistant sur chaque Espace, et leur contenu est déterminé par les Prompts d'analyse qu'un admin définit dans Paramètres → Paramètres IA — Prompt du résumé exécutif et Prompt du score de santé. Laisser un prompt vide revient à utiliser celui de la plateforme. Associez-les une fois et vos commerciaux retrouvent le score de santé de l'Espace et son résumé rédigé directement sur la fiche CRM, sans ouvrir Katalyz. Voir Paramètres IA.

Les champs remplis par le remplissage automatique depuis un enregistrement d'appel suivent le même mappage, et la valeur se synchronise comme n'importe quelle autre. Le bouton Mettre à jour avec l'IA, en tête du panneau Données, déclenche ce remplissage.

Attention à ne pas confondre les petites icônes du panneau Données, qui ne disent pas la même chose :

L'activité (Katalyz → HubSpot)

Les événements Katalyz sélectionnés sont publiés dans HubSpot sous forme de notes HubSpot et d'événements de timeline sur la fiche CRM.

Côté HubSpot, ils se lisent sous l'onglet Activités de la fiche. Vous y trouvez deux formes : des entrées Note créé via Katalyz, et des entrées dont l'auteur affiché est Katalyz.

À savoir : le texte de ces événements part en anglais, même sur un portail HubSpot configuré en français — par ex. « Camille Roy commented on … ». Seul l'habillage HubSpot autour est traduit. Choisissez quels événements se synchronisent dans Paramètres → Données → Hubspot, encadré Activités (« Choisissez quelles activités utilisateur synchroniser avec HubSpot »). Neuf cases à cocher, reprises ici mot pour mot :

• Un utilisateur a ajouté un message.
• Un utilisateur a ajouté une ressource.
• Un utilisateur a quitté l'espace.
• Un utilisateur s'est connecté à l'espace.
• Un utilisateur a rejoint l'espace.
• Un utilisateur a marqué une étape comme terminée.
• Un utilisateur a marqué une tâche comme terminée.
• Un utilisateur a défini une échéance.
• Un utilisateur a modifié une échéance.

Les huit premières mises à part, Un utilisateur s'est connecté à l'espace est livrée décochée : c'est de loin l'événement le plus bavard, puisqu'il écrit sur la timeline à chaque ouverture de l'Espace. Ne la cochez que si vous voulez ce niveau de détail.

Quels événements de timeline apparaissent, et où

Les événements de timeline couvrent deux familles d'activité :

• L'activité de l'Espace — tâches créées, mises à jour, terminées et supprimées ; étapes ; commentaires ; dates d'échéance ; notes ; personnes qui rejoignent ou quittent l'Espace ; consultations de la roadmap ; consultations et téléchargements de ressources.
• L'activité de signature — une enveloppe envoyée, signée, annulée ou terminée.

L'endroit où ils arrivent a son importance :

• L'activité de l'Espace apparaît sur la timeline du deal.
• Les événements de signature apparaissent sur la timeline du deal et sur celle de l'entreprise.
• Il n'y a aucun événement de timeline sur les contacts. Même quand la personne à l'origine de l'événement est un contact HubSpot invité comme participant de l'Espace, rien n'est écrit sur la timeline de ce contact. C'est du côté du deal qu'il faut regarder.

Les tâches

Les éléments de roadmap Katalyz peuvent être répliqués en tâches HubSpot. L'encadré Tâches de Paramètres → Données → Hubspot (« Types des tâches envoyées vers CRM. ») propose trois cases à cocher indépendantes — Sync des étapes, Sync des actions et Sync des tâches. Les trois sont décochées au départ : rien ne part vers HubSpot tant que vous n'en cochez aucune.

Fréquence de synchronisation

La synchronisation est en temps réel dans les deux sens. À la première connexion, Katalyz lance une synchronisation retour initiale — pour tout champ dont les valeurs sont en conflit, la valeur du CRM est prioritaire.

Ce que Katalyz surveille dans HubSpot

Katalyz n'interroge pas votre portail à intervalles réguliers. L'application s'abonne aux webhooks HubSpot : une modification faite dans HubSpot arrive donc chez Katalyz en quasi temps réel — généralement quelques secondes après l'enregistrement de la fiche.

Ce qui est surveillé :

Nous ne publions volontairement pas ici la liste exacte des propriétés. Elle dépend du schéma de votre propre portail : figée dans un article, elle serait fausse pour la plupart des portails et périmée pour les autres. Si vous avez besoin de savoir si une propriété précise est surveillée, demandez au support à support@katalyz.co.

Ce qui ne déclenche pas de mise à jour en temps réel

Trois événements HubSpot ne font pas l'objet d'un abonnement webhook : la création, la suppression et la fusion de contacts. Côté entreprises, la suppression et les changements d'association n'en font pas l'objet non plus.

Cela ne veut pas dire que Katalyz travaille sur des données périmées. Katalyz ne conserve pas de copie de vos fiches CRM — seulement l'identifiant de la fiche à laquelle un Espace est rattaché. Les informations sont lues dans HubSpot au moment où on en a besoin : au prochain appel, un contact créé, supprimé ou fusionné apparaît donc dans son état réel.

La différence est uniquement de délai. Un changement couvert par un webhook remonte en quelques secondes, sans que personne n'ait rien à ouvrir ; les trois événements ci-dessus se reflètent à la lecture suivante. La suppression de deal, elle, est bien couverte par un webhook, tout comme les changements d'association de deals, de contacts et de tâches.

Cas d'usage courants

Créer un Espace depuis un deal HubSpot

L'application Katalyz déploie une carte CRM — l'onglet Katalyz — qui peut s'afficher sur les fiches deal, entreprise et contact dans HubSpot. Depuis cette carte, vous pouvez créer un nouvel Espace Katalyz directement, et il est automatiquement relié à l'objet CRM sous-jacent.

Consulter l'activité Katalyz dans HubSpot

Les événements que vous avez cochés dans l'encadré Activités de Paramètres → Données → Hubspot apparaissent sur la timeline du deal dans HubSpot, les événements de signature apparaissant en plus sur celle de l'entreprise.

Mettre à jour une propriété de deal depuis Katalyz

Si un champ est associé en synchronisation bidirectionnelle, le modifier dans Katalyz pousse le changement vers HubSpot dans l'intervalle de synchronisation.

Automatiser tout cela depuis un workflow

L'application ajoute aussi cinq actions personnalisées aux workflows HubSpot : un changement d'étape peut créer un Espace, inviter le comité d'achat et y publier un message sans que personne n'ouvre Katalyz. Voir Les actions Katalyz dans les workflows HubSpot.

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Mis à jour le : 27/10/2026