Champs PDF vs codes Word
Chaque enveloppe et chaque modèle de signature commence par une question — Qu'envoyez-vous ? dans une enveloppe, À partir de quoi construisez-vous ce modèle ? dans un modèle. Les deux réponses, PDF à mise en page fixe et Rédiger dans Word, fonctionnent de manière opposée. Cet article explique pourquoi, et laquelle choisir.
La version en une ligne
- Un PDF est une page figée. Les champs sont des cadres que vous y faites glisser.
- Un fichier Word se recompose dès que son texte change. Les champs sont placés par des codes que vous saisissez dans le document, et Katalyz ne réécrit jamais votre fichier.
Pourquoi les deux ne peuvent pas fonctionner pareil
Quand un modèle fusionne une variable — la raison sociale du client, le montant du deal, la date du jour — le texte s'allonge ou se raccourcit. Dans un PDF, rien ne bouge : un cadre de signature placé « page 2, aux deux tiers » reste juste. Dans un document Word, chaque paragraphe situé après ce point se décale, et un cadre placé par position dériverait sur la mauvaise ligne.
C'est pourquoi un .docx n'utilise pas du tout les positions. Un champ est ancré à un jeton saisi dans le texte ; où que ce jeton atterrisse après la fusion, c'est là que le champ se place. Le prestataire de signature retrouve le jeton et y dépose le champ, et le jeton lui-même est masqué dans le document final.
PDF à mise en page fixe
Texte de la carte | « La page ne se reformate jamais. Les champs sont des zones dessus. » — Bons de commande, contrats imprimés. |
Étapes annoncées | 1. Importer 2. Placer les champs |
Importer | La zone Importer le PDF — « Mise en page fixe — les champs sont placés sur la page » |
Placer les champs | Faites glisser une vignette de Type de champ sur la page. Dans une enveloppe : Signature, Initiales, Date, Texte, Case à cocher. Dans un modèle, Annotation s'ajoute à la liste. |
Variables | Le texte d'un PDF ne fusionne pas de variables — la note au-dessus de la zone d'import le dit : « .pdf Mise en page fixe — déposez les champs sur la page ; les variables ne rentrent que dans des zones superposées. » Mettez ce qui change dans un champ Texte destiné au signataire. |
Importer un .docx sur ce parcours est refusé ; la zone n'accepte que .pdf.
Rédiger dans Word
Texte de la carte | « Collez les codes dans votre propre fichier. Jamais réécrit. » — Papiers à en-tête, mise en page précise. |
Étapes annoncées | Modèle : 1. Déclarer les codes 2. Coller dans Word 3. Importer — Enveloppe : 1. Rédiger dans Word 2. Importer 3. Envoyer |
Importer | La zone Importer le fichier Word — « Redistribuable — les variables s'insèrent dans le texte » |
Placer les champs | Saisissez des codes d'ancrage à l'endroit où chaque bloc de signature doit apparaître |
Ce qui est envoyé | Votre fichier, codes remplacés. L'édition des .docx dans l'application n'est pas disponible — chaque modification se fait dans Word puis se réimporte. |
Codes d'ancrage
Les codes ne sont pas dérivés du nom du rôle. Katalyz en génère un jeu par rôle, avec un identifiant court et aléatoire, et vous les copie depuis l'écran. Pour un rôle nommé Signataire client, le panneau affiche par exemple :
Champ | Code généré | Obligatoire ? |
|---|---|---|
Signature |
| Oui — chaque rôle de signataire en a besoin |
Date de signature |
| Facultatif |
Paraphe |
| Facultatif |
Notez la forme : double crochet, un préfixe (sig, date, initials), un underscore, puis l'identifiant du rôle — le même pour les trois codes d'un même rôle. Chaque code porte une icône de copie ; renommer le rôle ne change pas son identifiant.
C'est la raison pour laquelle il ne faut jamais recopier un code depuis cette page : l'identifiant est propre à votre rôle, dans votre modèle. Copiez-le depuis l'écran Katalyz.
Codes de fusion
{{key}} n'importe où dans le texte. Les clés natives se résolvent d'elles-mêmes à partir de ce à quoi l'enveloppe est liée :
Source | Codes |
|---|---|
CRM · Account |
|
CRM · Deal |
|
Espace |
|
Votre organisation |
|
Rôle |
|
Système |
|
Champ personnalisé | Les champs personnalisés de votre organisation, saisis par l'expéditeur au moment de l'envoi |
Ces clés-là, contrairement aux codes d'ancrage, sont stables et lisibles.
La checklist de rédaction Word
Sur l'onglet Variables et rôles d'un modèle, le panneau de gauche est votre checklist. Son en-tête suit l'avancement — « 1 code à saisir dans votre document » — et rappelle la marche à suivre :
- Déclarez chaque rôle et variable ci-dessous.
- Copiez son code et saisissez-le dans le document, dans Word.
- Importez le fichier modifié à l'étape suivante — cette liste se revérifie automatiquement.
Deux sections en dessous :
- Ancrages signataires — un bloc par rôle, avec ses trois codes et leur bouton de copie. Bouton + Rôle pour en ajouter.
- Variables — les codes de fusion que vous déclarez, avec un bouton + Ajouter. L'écran précise à quoi ils servent : « Ajoutez celles dont ce document a besoin — ce sont celles qui seront demandées à l'expéditeur lors de l'utilisation du modèle. »
La vérification à l'import
Une fois le fichier importé sur l'onglet Importer le document, Katalyz recompte les codes et affiche, au-dessus du document :
Le fichier que vous importez doit déjà contenir ces codes
Vérifié par rapport au fichier ci-dessous — tout ce qui manque reste du texte littéral lors de la génération de l'enveloppe.
Chaque code est alors étiqueté :
Étiquette | Signification |
|---|---|
dans le document (en vert) | Le code a été trouvé dans le fichier importé |
pas encore saisi (en gris) | Le code est déclaré ici mais absent du fichier — saisissez-le dans Word et réimportez |
La ligne du fichier résume le résultat : son poids, puis le nombre de codes repérés — par ex. 1 codes trouvés.
C'est la phrase « tout ce qui manque reste du texte littéral » qu'il faut retenir : un code oublié ne bloque pas l'envoi, il part tel quel, visible dans le document signé. Seuls les ancrages de signature sont obligatoires ; ceux de date et de paraphe sont facultatifs et ne bloquent jamais la publication — le pied de page passe à ✓ Prêt à être publié même s'ils sont encore marqués pas encore saisi.
L'aller-retour
Katalyz n'écrit jamais dans votre fichier — c'est tout l'intérêt de ce parcours. Pour changer quoi que ce soit : modifiez le .docx dans Word, puis réimportez-le. Le nouvel import remplace la version précédente et relance la vérification des codes.
Lequel choisir ?
Choisissez… | Quand… |
|---|---|
PDF à mise en page fixe | Le document est finalisé et ne doit pas bouger — un bon de commande imprimé, le papier de la partie adverse, un contrat scanné. Vous voulez glisser des cadres et en finir. |
Rédigez-le dans Word | Vous maintenez le contrat dans Word, tenez au papier à en-tête et à la mise en page exacte, et voulez que noms, montants et dates soient fusionnés automatiquement dans le texte depuis le CRM ou l'Espace. |
Le choix se fait par enveloppe ou par modèle, au tout début, et il détermine ensuite les onglets et le type de fichier accepté.
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Mis à jour le : 04/10/2026
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