Modèles de signature
Si votre équipe envoie sans cesse le même contrat — un NDA, un bon de commande, un MSA — construisez-le une fois sous forme de modèle de signature. Un modèle, c'est une enveloppe réutilisable avec des rôles au lieu de personnes : il porte le document, les champs de signature, les variables et les réglages ; à chaque utilisation, il vous suffit d'associer les rôles à de vraies personnes.
⚠️ Nécessite le module Katalyz Signature. Voir Katalyz Signature.
Des rôles, pas des personnes
Une enveloppe nomme des personnes — Jade Vandelook, jade@diffly.co. Un modèle nomme des rôles — Customer signatory, Legal approver, Deal owner — et chaque champ que vous placez appartient à un rôle. Quand quelqu'un utilise le modèle, il affecte une personne à chaque rôle et les champs suivent.
Trois types de rôle, en miroir des trois listes de destinataires d'une enveloppe :
Section de la barre latérale | Bouton | Ce que la personne fera |
|---|---|---|
Rôles signataires | + Ajouter un rôle signataire | Placer des champs et signer |
Rôles approbateurs | + Ajouter un rôle approbateur | Valider sans signer |
Rôles suiveurs | — | Recevoir la copie signée |
La bibliothèque de modèles
Sur la page Signatures, cliquez sur Modèles. La fenêtre Modèles de signature s'ouvre — « Des enveloppes réutilisables avec des rôles à la place de personnes — renseignés à chaque utilisation. »
Elle propose un champ Rechercher des modèles, un bouton + Nouveau modèle, et la liste de vos modèles. Chaque ligne porte :
- son nom et sa description (Aucune description si vous n'en avez pas mis) ;
- une ligne de méta-données — par ex. 1 rôle signataire · 1 doc · PDF · utilisé 0× ;
- un badge Publié ou Brouillon.
Le pied de page le rappelle : « Les modèles publiés sont proposés lorsque vous créez une nouvelle enveloppe. » Ok referme la fenêtre.
Cliquer sur une ligne ouvre l'éditeur du modèle.
Créer un modèle
+ Nouveau modèle ouvre l'éditeur, sous-titré « Une enveloppe réutilisable avec des rôles à la place de personnes. Renseignez les rôles avec de vrais signataires au moment de l'utiliser. » La pastille Brouillon en haut à droite ne deviendra Publié qu'à la publication.
Choisissez d'abord le parcours documentaire
L'éditeur demande À partir de quoi construisez-vous ce modèle ? — « Les PDF conservent leur mise en page. Les fichiers Word fusionnent les variables dans le texte. »
Carte | Fichier | Ce que dit la carte | Étapes annoncées |
|---|---|---|---|
PDF à mise en page fixe | « La page ne se reformate jamais. Les champs sont des zones dessus. » | 1. Importer 2. Placer les champs | |
Rédiger dans Word | .docx | « Collez les codes dans votre propre fichier. Jamais réécrit. » | 1. Déclarer les codes 2. Coller dans Word 3. Importer |
Ce choix détermine les onglets, et l'import n'acceptera ensuite que ce type de fichier. Le choix entre les deux est expliqué dans Champs PDF vs codes Word.
Les onglets changent selon le parcours
Parcours | Onglet 1 | Onglet 2 | Onglet 3 |
|---|---|---|---|
Document | Champs et rôles | Paramètres | |
Word | Variables et rôles | Importer le document | Paramètres |
Les onglets se déverrouillent dans l'ordre ; Suivant fait avancer, Enregistrer et fermer conserve un brouillon à tout moment. Le pied de page indique en permanence ce qu'il reste à faire — par ex. « 2 éléments à corriger avant de publier — Ajoutez au moins un document avant de publier. » — et bascule sur ✓ Prêt à être publié quand la liste est vide.
Parcours PDF — Document, puis Champs et rôles
- Document — la zone Importer le PDF (« Mise en page fixe — les champs sont placés sur la page »). La note au-dessus précise : « .pdf Mise en page fixe — déposez les champs sur la page ; les variables ne rentrent que dans des zones superposées. » Une fois le fichier là, sa ligne affiche son poids, son nombre de pages et son nombre de champs.
- Champs et rôles — le même éditeur qu'une enveloppe, en mode rôles. La barre latérale aligne l'interrupteur Signature séquentielle, puis Rôles signataires, Rôles approbateurs et Rôles suiveurs, chacun avec son compteur et son bouton d'ajout. Sous Type de champ, six vignettes à faire glisser sur la page : Signature, Initiales, Date, Texte, Case à cocher et Annotation. Elles restent grisées tant qu'un rôle n'est pas sélectionné — « Sélectionnez un signataire pour placer des champs. »
Six types ici, cinq dans une enveloppe. Annotation n'existe que dans l'éditeur de modèle : c'est un texte fixe que vous saisissez vous-même, il n'appartient à personne et n'a donc pas besoin d'un signataire sélectionné.
Parcours Word — Variables et rôles, puis Importer le document
L'onglet Variables et rôles s'ouvre sur la marche à suivre, en trois temps :
Déclarez les rôles et variables dont ce document a besoin
- Déclarez chaque rôle et variable ci-dessous.
- Copiez son code et saisissez-le dans le document, dans Word.
- Importez le fichier modifié à l'étape suivante — cette liste se revérifie automatiquement.
Deux sections s'y empilent :
- Ancrages signataires, avec un bouton + Rôle. Tant qu'il est vide : « Aucun rôle signataire pour le moment. Ajoutez-en un pour obtenir ses codes d'ancrage. »
- Variables, avec un bouton + Ajouter. Tant qu'elle est vide : « Aucune variable déclarée. Ajoutez celles dont ce document a besoin — ce sont celles qui seront demandées à l'expéditeur lors de l'utilisation du modèle. »
L'onglet Importer le document attend ensuite votre fichier dans la zone Importer le fichier Word (« Redistribuable — les variables s'insèrent dans le texte »). Si rien n'a encore été déclaré, il vous renvoie en arrière : « Rien n'est déclaré pour le moment — Retournez à Variables et rôles et ajoutez ce dont ce document a besoin — les codes doivent être dans le fichier avant de l'importer. »
La checklist complète de rédaction et l'aller-retour sont détaillés dans Champs PDF vs codes Word.
Ajouter un rôle
+ Rôle (ou + Ajouter un rôle signataire sur le parcours PDF) ouvre la fenêtre Ajouter un rôle signataire :
- Nom du rôle (obligatoire) — placeholder ex. Acheteur, Vendeur. Quatre puces le remplissent en un clic : Signataire client, Signataire Katalyz, Signataire contrepartie, Chargé de compte.
- Pré-remplir depuis — qui Katalyz suggérera pour ce rôle au moment d'utiliser le modèle :
Option
Qui est suggéré
Demander à chaque fois (par défaut)
Personne — l'expéditeur choisit
La personne qui l'envoie
Celle qui crée l'enveloppe
Propriétaire de l'opportunité (CRM)
Le propriétaire de la transaction CRM liée
Propriétaire de l'espace
Le propriétaire de l'Espace lié
L'aide sous le champ le précise : « Une suggestion seulement — la personne qui utilise le modèle peut toujours la modifier. » - Consigne (facultatif) — une indication pour la personne qui remplira le modèle, placeholder ex. Doit être un signataire autorisé.
- Obligatoire pour utiliser ce modèle — coché par défaut. « Les rôles facultatifs peuvent rester vides — leurs champs sont alors retirés de l'enveloppe. »
Annuler à gauche, Ajouter un rôle à droite.
Variables
Les variables sont les codes de fusion auxquels le document peut faire référence. Chacune a une source qui indique à Katalyz d'où vient la valeur au moment de l'envoi :
Source | Exemples | Renseignée |
|---|---|---|
CRM · Account |
| Automatiquement, depuis le compte lié |
CRM · Deal |
| Automatiquement, depuis le deal lié |
Espace |
| Automatiquement, depuis l'Espace lié |
Votre organisation |
| Automatiquement, depuis votre espace de travail |
Rôle |
| Automatiquement, depuis la personne affectée au rôle |
Système |
| Automatiquement |
Champ personnalisé | N'importe quel champ personnalisé de l'organisation, par ex. | Saisie par l'expéditeur lors de l'utilisation du modèle |
Les variables natives (toutes les sources sauf Champ personnalisé) sont toujours disponibles — rien à déclarer. Les champs personnalisés proviennent du catalogue de champs personnalisés de votre organisation et s'ajoutent à un modèle depuis la section Variables de l'onglet Variables et rôles (parcours Word) ou depuis la liste des variables. Ce sont les seules variables que l'expéditeur doit saisir.
Réglages et publication
L'onglet Paramètres tient en deux encadrés, suivis d'un récapitulatif.
Détails du modèle
- Nom (obligatoire)
- Description — placeholder À quoi sert ce modèle et quand l'utiliser
- Message par défaut aux destinataires — il accepte les variables, comme le montre son placeholder : Bonjour {{signer.name}}, merci de consulter et signer…
Délais
- Délai (jours après l'envoi) — vide, il affiche Aucun délai. L'aide explique pourquoi c'est un nombre de jours et non une date : « Les modèles enregistrent un délai relatif (1 à 365 jours) — la date absolue est calculée à la création de l'enveloppe. »
- Rappels automatiques — « Reporté dans chaque enveloppe créée à partir de ce modèle. »
En bas, cinq compteurs résument le modèle : Document, Rôle signataire, Champs, Variable, Utilisation.
Le pied de page indique soit ce qu'il reste à corriger, soit ✓ Prêt à être publié. Enregistrer et fermer conserve le brouillon ; sur un modèle déjà publié, le bouton de droite devient Dépublier.
Il n'existe que deux statuts — Brouillon et Publié — et les enveloppes déjà créées à partir d'un modèle ne sont jamais affectées par des modifications, une dépublication ou une suppression ultérieures.
Utiliser un modèle
- Sur la page Signatures, cliquez sur + Nouvelle enveloppe. La fenêtre Nouvelle enveloppe de signature propose d'abord Partir de zéro — « Une enveloppe vide — ajoutez vos propres documents, signataires et champs. » — puis, sous Ou partir d'un modèle, vos modèles publiés avec leur compteur (5 publié(s)). Chaque carte rappelle sa composition : 1 rôle · 0 variables · PDF.
- Choisissez un modèle. Vous passez alors à l'étape de mise en correspondance : chaque rôle est associé à une vraie personne, et les variables que le lien CRM n'a pas pu résoudre vous sont demandées.
- Les rôles marqués Obligatoire pour utiliser ce modèle doivent recevoir une personne ; les rôles facultatifs peuvent rester vides, et leurs champs sont alors retirés de l'enveloppe.
- L'enveloppe est créée en Brouillon et s'ouvre dans l'éditeur habituel, ce qui vous laisse ajuster les champs, les destinataires et les réglages avant Envoyer pour signature.
Le rattachement de l'enveloppe à un Espace, une transaction ou une entreprise se fait sur l'onglet Associer de l'éditeur, décrit dans Ajouter un bloc de signature à un Espace.
Articles associés
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- Katalyz Signature
Mis à jour le : 04/10/2026
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